Specialist Informatiebeheer Planvoorbereiding

Opdracht

Je draagt zorg dat er binnen de IPM-teams van de projecten en meer specifiek de projectmanager “in control” blijft en het overzicht behoudt door onder andere Informatiemanagement. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten, het opstellen en in besluitvormingsproces brengen van de reactienota’s, bewaakt daarbij de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteamleden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota’s en besluiten in eDocs. Hiervoor initieer je – binnen de provinciale kaders – een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast. Met het provinciale KMS als leidraad zorg je tevens voor het doorlopen van de benodigde stappen per projectfase en bewaak je de productkwaliteit. Deze opdracht wordt initieel uitgevraagd op basis van 24 uur per week en 24 weken.

• Voorbereiden en procesbegeleiding terinzagelegging van de planologische stukken.
• Inventariseren van de reacties en deze verwerken in de Reactienota.
• Opstellen presentaties.
• Zorgdragen dat de ambtelijke- en bestuurlijke besluitvormingsproces wordt doorlopen.
• Indien nodig projectsecretaris ondersteunen bij het opstellen van nota’s en besluiten.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Zorgdragen dat het informatiebeheer op orde is.
• Misschien is iets specifieks nog toevoegen voor Spuiweg.
• Informatiemanagement en ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.
• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en projectteamleden.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Organiseren van bijeenkomsten met omwonenden en stakeholders.
• Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van toetsformulieren van stukken die intern of extern getoetst worden.
• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en de provinciale organisatie.

1 (duo constructie uitgesloten)

Voor de uitvoering van de opdracht is het gewenst dat deze vervuld wordt op het provinciehuis, waarbij één dag in overleg thuis kan worden gewerkt. De opdracht wordt vervuld gedurende 24 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 2 weken. Dit geldt ook voor de verlenging.

Eisen:

1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
2. Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een vergelijkbare rol bij een provinciale, gemeentelijke organisatie of Rijkswaterstaat
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectsecretariaatswerkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als project/programmasecretaris in het ruimtelijk of infrastructuur domein
• Aantoonbare kennis en werkervaring met het ondersteunen van (programma/ project-) managers

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.