Officemanager

Zuid-Holland Bereikbaar

Zuid-Holland Bereikbaar is volop in beweging! Voor het versterken van ons team zijn we op zoek naar een Officemanager voor de ondersteuning van het MT en het relatiebeheer met onze partners en medewerker.

Wie is ZHB?

Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail. Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben meer dan 100 medewerkers die werken bij ZHB.

Wat doet de Officemanager?

• Beheren van de agenda’s van de directeur en portefeuillehouders;
• Plannen van vergaderingen, bestuurlijke overleggen en afspraken;
• Verzorgen van de inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post);
• Ondersteunen bij activiteiten op gebied van facilitaire zaken, zoals inkoop kantoorartikelen, het (doen) verzorgen van de kantooromgeving, enzovoort;
• Ondersteuning bij de totstandkoming en desgewenst verspreiding van notities, memo's, brieven, verslagen, rapporten, enzovoort;
• Ondersteuning bij het relatiebeheer (o.a. adressenbestand, CRM);
• Ondersteuning bij het organiseren van evenementen, netwerkborrels, enzovoort;
• Archiefbeheer & ondersteuning bij digitale omgeving (i.s.m. portefeuillehouder bedrijfsvoering).

Het Officeteam bestaat uit 2 fulltime medewerkers die goed met elkaar samenwerken en waar nodig elkaars taken kunnen over nemen. Dit omwille van de continuïteit en snelheid.

Vaardigheden en kwalificaties

• Zelfstandig werken zonder begeleiding en initiatiefrijk;
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden;
• Stressbestendig en in staat om overzicht te houden;
• Organisatietalent en goede planner;
• Probleemoplossend denkvermogen;
• Gestructureerde persoonlijkheid met oog voor detail.

Functie-eisen

• Aantoonbare MBO/HBO werk-/denkniveau,
• Afgeronde secretaresse opleiding, administratieve opleiding of op gebied van officemanagement
• Kennis van MS office pakket (Word, Excel, Outlook en Teams).

Overige punten

Ervaring met een soortgelijke rol binnen een publieke organisatie is een pre.

Eisen:

1. Kandidaat toont aan over een afgeronde MBO+ opleiding te beschikken
2. Kandidaat heeft een afgeronde secretaresse, officemanagement of administratieve (of soortgelijke sector) opleiding
3. Kandidaat heeft kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en Teams)

Wensen:

• Kandidaat heeft ervaring in de publieke sector als Officemanager
• Kandidaat heeft werkervaring bij één van onze samenwerkingspartner (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam of ProRail)
• Opdrachtgever ontvangt graag direct de contactgegevens van de kandidaten (en niet van de bureau's)
• De benoemde competenties, kennis, vertrouwen en ervaringen kunnen worden getoetst tijdens het gesprek

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.