Managementassistent

Let op

Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de opdrachtgever naar een ZZP’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid), is het niet mogelijk om deze opdracht als ZZP’er uit te voeren. Dit geldt tevens voor ZZP’ers via een (bemiddelings-)bureau.

Opdrachtomschrijving

Als managementassistent ben je het eerste contact, het visitekaartje van de ODZOB zowel telefonisch als in persoon. Je vindt het een ‘sport’ om diverse afdelingen zo goed mogelijk te ondersteunen en krijgt hier energie van. Je hebt een servicegerichte instelling; je ontzorgt en bedenkt oplossingen. Je bent een ervaren managementassistent, die vanuit ervaring kennis kan delen met jongere collega’s.

Wat ga je doen?

Als ervaren managementassistent ondersteun jij directie en managers binnen de organisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt (zowel telefonisch als schriftelijk) voor medewerkers, gemeenten, instanties en externe personen wat betreft vragen over de ODZOB. Je hebt ervaring met notuleren en kan dit oppakken voor overleggen, van operationeel tot strategisch niveau. Verder beheer je diverse mailboxen, behandel je de inkomende en uitgaande post en organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten. Ook kun je worden gevraagd om te ondersteunen bij specifieke projecten. Je hebt ervaring met bestuurlijke processen en kunt daardoor ook inspringen bij de ondersteuning van bestuursvergaderingen (dagelijks en algemeen bestuur). Je bent eerste aanspreekpunt voor de leden van het directieteam, vaste achterwacht voor de bestuurs- en managementondersteuner, project-assistent en secretaresse (inclusief facilitaire zaken).

Kandidaatomschrijving

• Je beschikt over HBO/MBO+ werk- en denkniveau.
• Je hebt kennis en ervaring met programma’s zoals MS Office (o.a. Outlook, Teams, Word, Excel, Sharepoint).
• Je hebt ervaring met archiveringssoftware (bijvoorbeeld Powerbrowser) en IBabs.
• Je bent enthousiast, representatief en sociaal vaardig.

Daarnaast ben je:

• proactief;
• flexibel;
• stressbestendig;
• kan je snel schakelen en ben je een echte teamplayer.

Let op: er is een voorkeurskandidaat aanwezig.

Voorwaarden voor deelname

1. Het tarief betreft een tarief inclusief eventuele parkeerkosten voor woon-werkverkeer en woon-werkkilometers;
2. Opzegtermijn bedraagt 1 maand;
3. Bij het factureren dient gebruik gemaakt te worden van een G-rekening;
4. Kandidaat is geen ZZP’er (zelfstandige zonder personeel) gezien de wet DBA.

Eisen:

1. Opleiding - Minimaal HBO of MBO+ niveau
2. Werkervaring - Minimaal 15 jaar ervaring als secretaresse, managementassistent en bestuursondersteuner

Wensen:

• Kennis en ervaring - Conform opdrachtomschrijving en eisen
• Interview - Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.