Bestuurssecretaresse

Wij zijn op zoek naar een ervaren, proactieve en nauwkeurige bestuurssecretaresse

Zie jij complex agendabeheer als een leuke puzzel en haal je voldoening uit het ondersteunen van bestuurders en directie? Als bestuurssecretaresse bij de Gemeente Weert ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen. Of het nu gaat om het plannen van vergaderingen, het afhandelen van verzoeken of het aannemen van de telefoon, jij zorgt ervoor dat onze bestuurders en directieleden volledig ontzorgd worden.

We doen het samen!

Als bestuurssecretaresse werk je samen met een hecht team van collega’s, met Esther, Gonnie en Patricia. Net als jij ondersteunen zij het college van burgemeester en wethouders en de directie. Jullie vertrouwen op elkaar en zorgen samen dat alles soepel verloopt, van agendabeheer tot administratieve en secretariële taken. Als bestuurssecretaresse val je in het team van het bestuur- en managementsecretariaat en ben je onderdeel van de afdeling Concernstaf met korte lijnen naar teams zoals Communicatie en HR. Jij wordt in ieder geval verantwoordelijk voor de ondersteuning van de 3 directieleden (gemeentesecretaris en concerndirecteuren), maar helpt ook je andere collega’s uiteraard. Je werkt daarnaast nauw samen met de directiesecretaris.

In verband met wisselingen in het team zoeken wij een bestuurssecretaresse die meteen aan de slag kan. Jij zorgt ervoor dat we volop kunnen door blijven gaan en straks weer helemaal op sterkte zijn met een team van vaste bestuurssecretaresses. Je begint zo snel mogelijk en we voorzien dat het voor maximaal drie maanden zal zijn. De inzet bedraagt 32 uur.

Jij maakt het verschil door:

• Als ‘secretariële’ rechterhand van directieleden deadlines en prioriteiten te bewaken.
• Het eerste aanspreekpunt te zijn voor interne en externe contacten van de directieleden.
• Complex agendabeheer uit te voeren en keuzes te maken in prioriteiten en planning.
• Vergaderstukken (laten) voorbereiden, te coördineren en in de systemen te plaatsen.
• Administratief te ondersteunen in het bestuurlijk besluitvormingsproces, zowel in de voorbereiding als in de nazorg.

We willen je graag leren kennen als jij:

Het hoofd koel houdt, zelfs in drukke tijden. Je stelt prioriteiten en zorgt voor rust in de agenda's van de directieleden. Met jouw oog voor detail en het vermogen om verbanden te leggen tussen e-mails, agenda's en acties, verloopt alles soepel. Je bent proactief en lost uitdagingen op voordat ze problemen worden. Je weet goed aan te voelen wat een directielid nodig heeft. Daarnaast communiceer je representatief en assertief, met gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. Je weet hoe je moet functioneren in een omgeving met veel vertrouwelijke informatie.

Eisen:

1. Het is helemaal fijn als jij:

   · Ruime werkervaring hebt in een vergelijkbare functie en/of binnen een bestuurssecretariaat.

   · De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk, en bij voorkeur ook basiskennis hebt van Engels of Duits.

   · Zelfstandig kunt werken, snel schakelt en goed prioriteiten kunt stellen in een dynamische omgeving.

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.