Programmasecretaris

Opdrachtomschrijving

De programmasecretaris werkt voor het programma Vaccineren voor de Jeugd van de afdeling Jeugdgezondheidszorg van de GGD Amsterdam. Met het programma werken we aan betere bescherming tegen ernstige besmettelijke ziekten in Amsterdam en Amstelland. Dat doen we door het aanbod van (informatie over) vaccinaties klantgerichter te maken, samenwerking met partners in de stad en aansluiten bij wensen en behoeften van inwoners. We gebruiken hiervoor een datagestuurde wijk- en doelgroepgerichte aanpak.

De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager Vaccineren voor de Jeugd bij de beheersing en sturing van de verschillende projecten. De programmasecretaris stelt projectplanningen, conceptrapportages en verantwoordingsrapportages op en organiseert en zorgt voor een goede procesgang van alle relevante informatiestromen. Jij creëert overzicht en rust door jouw signalerende, organiserende, adviserende en ondersteunende taken.

In het kort

• Ondersteun het programma Vaccineren voor de Jeugd bij optimale beheersing en sturing van de belangrijke projecten en activiteiten.
• Draag bij aan de doelgroepgerichte en wijkgerichte aanpak voor het verhogen van de vaccinatiegraden in Amsterdam en Amstelland.
• Werk in een enthousiast team dat zich met hart en ziel inzet voor betere bescherming tegen infectieziekten onder kinderen en jongeren.
• In samenwerking met de projectleiders werkt de programmasecretaris aan het vaststellen en monitoren van het jaarplan, de planning van projecten en het opstellen van rapportages.
• Het opstellen en actualiseren van werkafspraken en processen en medewerkers aanspreken op de naleving ervan.
• Coördineren en organiseren van diverse vergaderingen, netwerkbijeenkomsten en webinars. Hierbij organiseert de programmasecretaris zaken als de locatie en ondersteunt bij het maken van de agenda of het programma en de vastlegging van gemaakte afspraken.
• Ondersteuning bieden aan de projectleiders bij acties met betrekking tot de organisatie van de verschillende activiteiten in het programma, zoals voorlichtingsbijeenkomsten en extra vaccinatiemomenten.
• Ondersteunen bij het verzamelen van het perspectief van inwoners, Jeugdgezondheidszorg collega’s en netwerkpartners.

Werkzaamheden

• Ondersteunen van de processen binnen het programma, zoals verzamelen van agendapunten, beheren van de termijn-agenda en vooruit plannen voor een netwerkbijeenkomst.
• Bijdragen aan het opstellen van verslagen, notities en brieven, signaleren van acties en aandachtspunten binnen het programma.
• Verzorgen van de agendering, voorbereiding, uitwerking en afhandeling van vergaderingen, bijhouden van actiepunten en naleving.
• Bijhouden van de planning/communicatiekalender/mails en bijbehorende deadlines voor het programmateam.
• Zorgdragen voor dat alle informatie over de projecten up-to-date en beschikbaar is.
• Ondersteuning van het programmateam in de uitvoering (zoals bij het uitzetten van een survey onder medewerkers of een vragenlijst bij inwoners).

Eisen:

1. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met administratieve en procedurele taken in een grote en/of complexe organisatie
2. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring binnen een project- of programma organisatie in de rol van project- of programmasecretaris of als (junior) projectleider
3. De aangeboden kandidaat heeft kennis van besluitvormingsprocessen en procesbeheer in een grote en/of complexe organisatie
4. De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo opleiding

Wensen:

• De aangeboden kandidaat heeft affiniteit met thema’s en doelgroepen van de publieke gezondheid en preventie. Licht dit toe in je motivatiebrief
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring binnen een project- of programma is opgedaan binnen een maatschappelijke organisatie (bijvoorbeeld universiteit, ziekenhuis, etc.) of overheidsinstelling
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring binnen een project- of programma die raakvlakken heeft met vaccineren en vaccinatieprogramma’s

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.