Directie Assistent

Korte beschrijving speelveld

Ontwikkelorganisatie Ruimte is binnen de gemeente Utrecht een groot organisatieonderdeel met ruim 970 medewerkers. De organisatie wordt geleid door de Directeur Ruimte en 3 directeuren, met ieder een eigen portefeuille. Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland, met grote ambities. Het werkveld van Ontwikkelorganisatie Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling, als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s als duurzame energie en mobiliteit. De directeuren worden ondersteund door een team van 5 directieassistenten, die in principe samenwerken met 1 van de directeuren. We willen het team aanvullen met een directie assistent voor de directeur Stedelijk Beleid. De directeur Stedelijk Beleid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van beleid en uitvoering van werkzaamheden, gericht op de ruimtelijke ontwikkeling van de stad. Denk aan beleid en toekomstvisie voor duurzame energie in de stad, voor de ontwikkeling van de stad met een balans tussen groen en mobiliteit, het realiseren van prettig wonen.

Opdrachtomschrijving

• Beheren van de agenda.
• Organiseren van de mailbox op diverse mappen.
• Organiseren bijeenkomsten intern of extern.
• Reserveren van vergaderzalen.
• Afstemmen met medewerkers op aanleveren van informatie en stukken.
• Voorbereiden reistijd voor overleggen en bijeenkomsten.
• Verwerken ziek- en betermeldingen.

Je hebt/bent:

• Hbo werk- en denkniveau.
• 3 jaar ervaring in een soortelijke functie.
• Ervaring met het ondersteunen van een directielid.
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.
• Kennis van diverse systemen als ibabs, Validsign is een pré.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Je houdt ervan om de zaken goed op orde te hebben. Je kunt overzicht houden op de prioriteiten en schakelen waar het nodig is (in een dynamische omgeving).
• Je hebt een dosis verantwoordelijkheidsgevoel en sensitiviteit in relatie tot de plek en verantwoordelijkheden van de directie in de gemeentelijke organisatie.
• Je communiceert adequaat (mondeling en schriftelijk).
• Je bent zorgvuldig en hands on.
• Je kunt snel schakelen en kijkt met een oplossingsgerichte blik naar knelpunten.
• Je werkt makkelijk samen en handelt waar nodig autonoom of in afstemming met de directeur en samenwerkende collega’s.

Eisen:

1. De kandidaat heeft een hbo werk- en denkniveau:
2. De kandidaat heeft 3 jaar ervaring in een soortelijke functie:
3. Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld

Wensen:

• De kandidaat heeft ervaring met het ondersteunen van een directielid:
• De kandidaat heeft ervaring binnen een overheidsorganisatie:
• De kandidaat heeft kennis van diverse systemen als ibabs, Validsign:

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.