Managementassistent directeur SOC - Cluster MO

Waar ben jij van?

Ben jij de secretariële organisatorische duizendpoot die het leuk vindt om meerdere ballen in de lucht te houden en energie krijgt van het oppakken van taken die je op je af ziet komen? Als managementassistent werk je rechtstreeks voor de directeur Sport, Onderwijs en Cultuur. Je komt terecht in een veelzijdig domein en een sprankelend team, waar hard gewerkt wordt en ook ruimte is voor een leuk uitje zo nu en dan. Jij ontzorgt de directeur van administratieve en organisatorische taken. Je creëert overzicht en stabiliteit. Je beheert zelfstandig de agenda van de directeur en plant grote groepen vanuit volle agenda’s. Je regelt vergaderruimte. Stelt met de directiesecretaris en directeur de prioriteit in de agenda vast. Daarnaast beheer je de mailbox van de directeur.

Jouw functie

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele managementassistent om ons team tijdelijk te versterken. Het betreft een opdracht waarbij onze managementassistent wordt vervangen tijdens haar re-integratie traject.

Het aantal uren voor deze functie zal daarom variëren en geleidelijk afnemen. We zoeken iemand die vanaf de startdatum 32 uur per week zal werken, waarbij het aantal uren naar verwachting vervolgens zal afnemen. Op welk moment deze afname zal plaatsvinden en met hoeveel uur per week, is afhankelijk van de voortgang van het re-integratietraject. We zoeken daarom iemand die goed kan omgaan met wisselende werkomstandigheden en die bereid is om hierin mee te denken.

De managementassistent ondersteunt de directeur, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken, agendabeheer en beheer en organisatie van de mailbox.

Andere taken zijn onder andere coördinatie en boeken van ruimtes en het bewaken van de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken.

De managementassistent bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden en brengt indien nodig aanpassingen aan. De managementassistent heeft een proactieve houding en een representatieve instelling.

Dit ga je doen:

• Je zorgt ervoor dat de agenda van de directeur op orde is. Daarbij bied je overzicht en heb je mogelijke oplossingen bedacht voor knelpunten in de agenda de komende weken (complex agenda beheer). Je stelt de vragen die de directeur helpen om te reflecteren op de te maken en gemaakte keuzes en die jou helpen op de agenda werkbaar te houden.
• Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert directiebijeenkomsten. Je beheert de digitale werkomgeving van de directeur qua klaarzetten van stukken voor vergaderingen.
• Je hebt overzicht over directiebrede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier pro-actief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende (personeels)gesprekken voor de directeur en het organiseren van diverse bijeenkomsten en werkbezoeken.
• Je doet bestellingen in ons inkoopsysteem, indien de verantwoordelijke collega afwezig is of indien nodig;
• Je beheert mailbox directeur;
• Je houdt alle ondersteunende faciliteiten op orde.
• Bovenstaande doe je in nauwe afstemming en samenwerking met de managementassistent die elke vrijdag het secretariaat van de directeur SOC bemand.

Jouw profiel

Je houdt van aanpakken, kunt goed zelfstandig werken, maar zoekt ook de verbinding.

Je hebt overzicht over brede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier proactief een bijdrage op. Je kunt snel op de benodigde vlieghoogte komen en maakt je dingen snel eigen waardoor je de directeur vanaf het begin ontzorgt. Je hebt een resultaatgerichte en dienstverlenende instelling en je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. Daarbij blijf je oog houden voor samenwerking met verschillende partners en de andere managementassistent die op vrijdag werkzaam is voor de directeur SOC. Je hebt ervaring in het werken in een politieke en dynamische omgeving en kunt je gemakkelijk aanpassen aan snel veranderende omstandigheden. Je bewaart de rust in een dynamische omgeving. Ook ben je flexibel en stressbestendig en denk je in oplossingen. Je bent opmerkzaam en werkt integer. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en ben je in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden.

Eisen:

1. Je hebt minimaal 2 jaren werkervaring in een soortgelijke functie in ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een directeur bij een grote gemeentelijke organisatie met meer dan 100.000 inwoners
2. Je hebt minimaal 2 jaren aantoonbare werkervaring met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams
3. Je bent 32 uur beschikbaar, van maandag tot en met donderdag

Wensen:

• Je bent in het bezit van een Mbo-4 opleiding
• Je hebt ervaring met het ondersteunende systeem Ibabs, of soortgelijk
• Je hebt ervaring met het ondersteunende systeem Oracle
• Je hebt werkervaring bij de gemeente Rotterdam

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.