Adviseur - Adequate Informatiehuishouding

Achtergrond

In 2023 hebben de archiefinspecties van de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen een uitgebreide inspectie gedaan op het archief- en informatiebeheer. In het inspectierapport zijn een aantal concrete aanbevelingen gedaan. De gemeenten hebben zich tot doel gesteld die aanbevelingen in 2025 opgevolgd te hebben.

In 2024 is een projectorganisatie opgericht en zijn de voorbereidingen getroffen om de aanbevelingen projectmatig aan te pakken. Met enkele projecten is een start gemaakt, enkele verkeren nog in de beginfase.

In 2025 moeten alle projecten ten uitvoer gebracht worden en moet aan alle aanbevelingen voldaan zijn. Door de afhankelijkheid van multidisciplinaire projecten zullen er meerdere deelprojecten gedurende projectlooptijd ontstaan. Met mogelijke uitloop in 2026.

Projectdoelstelling

Archief- en informatiebeheer dat voldoet aan de eisen die de archiefinspecties stellen die voortvloeien uit vigerende wet- en regelgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

Door de niet aanwezige kennis en expertise in de organisatie brengt de ervaren adviseur adequate informatiehuishouding kennis mee en is materie expert voor de volgende onderdelen van het eindproduct / projectresultaat, die staat uit:

• Het opstellen kwaliteitsmanagementsysteem op;
• Het opstellen van beleid op basis van de aanbevelingen van de archiefinspectie;
• Het opstellen van een informatiebeheerplan;
• Implementatie M365 in het bijzonder in relatie tot archiefbeheer en e-mailarchivering (Capstone methodiek).

Kennisborging

Je neemt de junior adviseurs mee in de uitvoering van het project, en draagt kennis aan hen over, zodat die in staat zullen zijn om de kwaliteit van de informatiehuishouding op peil te houden.

Deze opdracht loopt tot 31 december 2025 en er is een mogelijkheid tot verlenging. De verlenging is afhankelijk van de duur van de projectplanning en de oplevering van de producten.

Kandidaatomschrijving

• Je hebt een afgeronde HBO of WO opleiding op het vlak van (documentair) informatiemanagement, recordmanagement (LRM) en/of archivistiek.
• Je hebt minimaal 10 jaar ervaring op het gebeid van informatiebeheer bij lokale overheden, opgedaan in de laatste 15 jaar.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als Adviseur IV binnen een overheidsorganisatie bij een 100.000+ gemeente in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met NEN/ISO 2082, 16175, 23081 (MDTO) en weet de vertaalslag te maken om dit in de praktijk te brengen, zoals koppelen en toetsen van informatie-/archiefsystemen conform de eisen.
• Je hebt ervaring met digitaliseringsprojecten.
• Je hebt theoretische en praktische kennis van het werken met en het inrichten van Document-/ Records Management Systemen en Zaaksystemen.
• Je hebt kennis van archiefwet- en regelgeving.
• Je volgt de ontwikkelingen op je vakgebied.
• Je hebt ervaring met de implementatie van M365, in het bijzonder in relatie tot archiefbeheer en e-mailarchivering (Capstone methodiek).
• Je bent een stevige adviseur, met een goed oog voor verhoudingen en verantwoordelijkheden.
• Je kunt bij vraagstukken goed boven de materie uitstijgen en pragmatisch bijdragen aan structurele verbeteringen.
• Je bent in staat goed doordachte, bondige adviezen te schrijven die kunnen rekenen op een breed draagvlak onder vakgenoten, IV-collega’s en de business.
• Je bewijst je meerwaarde door zorg te dragen dat jouw adviezen ook werkelijk tot resultaten leiden.

Competenties

• Flexibel
• Oplossingsgericht
• Klantvriendelijk
• Doelgericht
• Organisatiesensitief

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert. Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.

Referentie

Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel ‘eisen’, is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Amstelveen.

VOG

Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. De gemeente geeft aan waarop gescreend moet worden door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden. De gemeente stuurt de nieuwe collega een e-mail met een link waarmee hij/zij de nieuwe aanvraag voor een VOG af kan ronden. Kosten van de aanvraag kunnen worden gedeclareerd bij de Gemeente Amstelveen.

Eisen:

1. Opleiding (HBO) - Op CV aantoonbaar minimaal afgeronde HBO/WO opleiding
2. Werkervaring - Je beschikt over werkervaring als Adviseur Digitale IV binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar
3. Methodologie - Kennis van en ervaring met het opstellen van een verplicht metagegevensschema op basis van het MDTO

Wensen:

• Opleiding - Op CV aantoonbaar een afgeronde HBO/WO opleiding informatiemanagement, recordmanagement (LRM) en/of archivistiek
• Werkervaring - Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als Adviseur DIV binnen een 100.000+ gemeente in de afgelopen 7 jaar
• Werervaring - Op cv aantoonbaar ervaring met Rodin- en kido-toetsen
• Werkervaring - Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met NEN/ISO 2082, 16175, 23081 (TMLO/MDTO) en weet de vertaalslag te maken om dit in de praktijk te brengen, zoals koppelen en toetsen van informatie-/archiefsystemen conform de eisen in de afgelopen 5 jaar. Hoe en waar heb je dit toegepast?
• Interview - Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Resultaten/praktijkvoorbeelden vanuit vorige werkzaamheden. Competenties voor deze uitvraag. In hoeverre de kandidaat overtuigt de opdracht succesvol af te ronden

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.