Kwaliteitsmanager - Processchrijvingen

Job Description

Door wet- en regelgeving en de veranderende samenleving staat de Gemeente Amstelveen midden in de digitale transformatie, die verder reikt dan technologie. Een van de doelstellingen die in alle digitaliseringsprojecten voorkomt is het optimaliseren van processen (samen, betrokken en oplossingsgericht).

Kwaliteitsmanager

De kwaliteitsmanager heeft een grote impact op de doorontwikkeling van procesbeschrijvingen en is verantwoordelijk voor het opzetten, borgen en uitbouwen hiervan. Dat betekent dat hij/zij verantwoordelijk is voor de implementatie van procesbeschrijvingen in relatie tot Control, kwaliteit en datagedreven sturen. Daarnaast beheert hij/zij de randvoorwaarden voor de organisatie zodat processen voldoen aan normen vanuit o.a. AVG, Archiefwet- en regelgeving en rechtmatigheid.

De kwaliteitsmanager staat in direct contact met de stakeholders, proces- en applicatie eigenaren en houdt de kaders voor het beschrijven van processen en de ontwikkelingen op zowel strategisch als sturend niveau (in en buiten de organisatie) goed in de gaten. De kwaliteitsmanager brengt deze kaders en ontwikkelingen actief naar stakeholders en eigenaren en begeleidt de vakafdeling met de procesbeschrijvingen en de vastlegging ervan in de applicatie Engage.

Daarnaast heeft de kwaliteitsmanager een sturende en bewakende rol in het kader van de organisatiebrede toepassing van Engage voor het creëren en registreren van procesbeschrijvingen.

Resultaatgebieden

• Zorgdragen dat er per team in de organisatie minimaal 6 processen beschreven zijn die voldoen aan de kwaliteitseisen-norm van 2024 en vervolgens aan de kwaliteitseisen-norm 2025;
• Kwaliteitseisen –norm voor 2025 opstellen en deze inbedden bij de procesbeheerders;
• Jij bent verantwoordelijk dat eind 2025 alle processen voldoen aan de Kwaliteitseisen-norm 2025. Indien nodig beschrijf jij ook zelf processen om dit resultaat te behalen;
• Het regisseren, organiseren en faciliteren van de peer-to-peer review door managers op elkaars processen. De uitgewerkte opdracht inclusief planning behaald worden in 2025. De kwaliteitsmanager procesbeschrijvingen staat hiervoor aan de lat;
• Engage trainingen verzorgen aan procesbeheerders;
• Zorgdragen voor uniforme wijze van processen beschrijven in Engage door alle procesbeheerders;
• Meewerken aan verbetering volwassenheidsniveaus procesmanagement in organisatie;
• Verbeteren van processen n.a.v. audits op informatiehuishouding vanuit Team informatievoorziening.

Taken en verantwoordelijkheden

• Verantwoordelijk voor het verder uitrollen, borgen en opstellen van een uniforme aanpak voor procesmanagement binnen de gemeente.
• Eindverantwoordelijk voor een overzichtelijke uniforme processenstructuur, onderlinge verbondenheid, de integrale kwaliteit en de eindcontrole op de procesbeschrijvingen.
• Beheert de randvoorwaarden en kaders voor het opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen en voert regie op het organisatiebreed toepassen hiervan. Hiertoe is er regelmatig afstemming met de proceseigenaren voor het creëren van draagvlak.
• Verzorgt training en coaching aan proceseigenaren en procesbeheerders met betrekking tot procesmanagement.
• Volgt en vertaalt ontwikkelingen rond procesmanagement en adviseert directie en proceseigenaren over de doorontwikkeling van procesmanagement.
• Slaat bruggen en legt verbindingen tussen processen van verschillende afdelingen en schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en uitvoerend niveau.
• Communiceert actief binnen de organisatie over de mogelijkheden van Engage (modelleren, raadplegen etc.) en stimuleert het gebruik daarvan.
• Organiseert de gebruikersondersteuning van Engage, en is voorzitter bij gebruikersoverleggen (intern en extern). Heeft een actieve rol bij het opzetten van een community om de samenwerking en samenhang in de organisatie te stimuleren.
• Legt verantwoording af aan directie en rapporteert over de implementatiegraad van procesmanagement in de organisatie.

De opdracht loopt tot 31 december 2025 en er is een mogelijkheid tot verlenging.

Door de afschaffing van de handhavingsmoratorium per 1 januari 2025 is voor deze opdracht een indicatie van een dienstbetrekking. Hierdoor loopt aanbiedingen van zzp-ers grote mate risico op schijnzelfstandigheid. Die offertes worden uitgesloten bij deze uitvraag.

Kandidaatomschrijving

De ideale kandidaat is een ervaren senior proces consultant met ruime ervaring op het gebied van digitalisering in een bestuurlijke omgeving met een grote ICT component.

• Je hebt een afgeronde WO-opleiding.
• Je hebt aantoonbare minimaal 2 werkervaring binnen een 100.000+ gemeente.
• Je hebt minimaal 4 jaar werkervaring als procesconsultant met inrichten en verbeteren van processen.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden zowel schriftelijk als mondeling.
• Je hebt ervaring met het zaaksysteem RX.Enterprise en andere IT gemeente applicaties zoals RX.Mission.
• Je hebt ervaring met de procestool Engage.
• Je hebt onder tijdsdruk goed presteren.
• Je hebt ervaring met agile werken.
• Je hebt een “can do” mentaliteit waarbij je kijkt naar pragmatische oplossingen.
• Je kunt hoofd- en bijzaken goed van elkaar scheiden.

Competenties

Als kwaliteitsmanager beschik je over de volgende competenties:

• Analytisch vermogen
• Communicatief vaardig
• Omgevingsbewust
• Proactief
• Resultaatgericht
• Overtuigingskracht
• Verbinder / teamspeler

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert. Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.

Referentie

Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel ‘eisen’, is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Amstelveen.

VOG

Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. De gemeente geeft aan waarop gescreend moet worden door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden. De gemeente stuurt de nieuwe collega een e-mail met een link waarmee hij/zij de nieuwe aanvraag voor een VOG af kan ronden. Kosten van de aanvraag kunnen worden gedeclareerd bij de Gemeente Amstelveen.

Eisen:

1. WO Opleiding - Op CV aantoonbaar een afgeronde WO-opleiding
2. Werkervaring 100.000+ gemeenten - Op CV aantoonbaar minimaal 2 jaar werkervaring in een 100.000+ gemeentelijke werkomgeving in de afgelopen 5 jaar. Referentie vereist
3. Werkervaring procesinrichting - Op CV aantoonbaar minimaal 6 jaar ervaring als procesconsultant met inrichten en verbeteren van processen in de afgelopen 8 jaar
4. Werkervaring digitalisering processen - Op CV aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met het digitaliseren van processen in een keten aan applicaties in de afgelopen 9 jaar
5. Methodiek - Op cv aantoonbaar minimaal 2 jaar werkervaring met agile werken in een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 5 jaar

Wensen:

• Werkervaring (Advisering) - Op CV aantoonbaar minimaal 6 jaar werkervaring in het adviseren van management over procesverbetering in de afgelopen 8 jaar. (geef dit aan per werkgever/opdracht)
• Werkervaring (Procesbeschrijvingen) - Op CV aantoonbaar minimaal 6 jaar werkervaring met het opstellen van procesbeschrijvingen in de afgelopen 9 jaar. (geef dit aan per werkgever/opdracht)
• Opleiding (Lean6Sigma Black Belt) - Op CV aantoonbaar Lean6Sigma Black Belt gecertificeerd
• Systeemkennis - Aantoonbare ervaring met het gebruik van applicatie Engage in de afgelopen 5 jaar
• Werkervaring - Op CV aantoonbaar ervaring met het geven van key-users training aan procesbeheerders
• Interview - Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Resultaten/praktijkvoorbeelden vanuit vorige werkzaamheden. Competenties voor deze uitvraag. In hoeverre de kandidaat overtuigt de opdracht succesvol af te ronden

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.