Secretaris Stadsontwikkeling - Cluster SO

Waar ben jij van?

Jij bent van orde in de chaos, transparantie, rust en overzicht. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor leg je afspraken goed vast, maak en deel je planningen, breng je collega’s bij hoe ze hun stukken tijdig en met de benodigde kwaliteit kunnen aanleveren. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.

Jouw Functie

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen de processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn.

Vanuit jouw rol zit je dicht op het vuur en heb je veel contact met de directie. Je werkt nauw samen met de directie, adviseurs en directiesecretarissen. Samen vormen jullie een sterk team, waarbij jullie elkaar aanvullen in de verschillende rollen en taken.

Daarnaast help je mee om van de afdeling DBO de leukste afdeling van de gemeente te maken. Je brengt nieuwe ideeën in en brengt deze tot uitvoering. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

• Je houdt administraties bij van openstaande acties en zaken voor het directieteam SO en jouw directeur.
• Je legt afspraken vast en zorgt voor snelle en correcte verslaglegging, bijvoorbeeld voor een directieoverleg.
• Je adviseert en denkt mee met collega’s over hoe ze zo secuur mogelijk welke overleggremia kunnen bereiken.

Jouw profiel

Om te beginnen moet je het leuk vinden om dingen te regelen, en dat op een secure en betrouwbare wijze. Daarentegen ben je ook in staat snel te kunnen schakelen en je flexibel op te stellen wanneer een week net weer (of heel erg) anders loopt dan dat je van tevoren bedacht had. Ideaal voor iemand die zowel gedijt in zelfstandig én samenwerken en zichzelf constant weet bij te sturen op basis van nieuwe informatie zonder het overzicht te verliezen. Je organiseert verbinding en zorgt dat zaken niet blijven liggen. Tegelijkertijd ben je rolbewust, en weet je collega’s te activeren en motiveren om zo veel mogelijk zaken op te pakken. Je houdt van netwerken binnen een grote organisatie en je hebt oog voor onderlinge verhoudingen en goede werkrelaties binnen een politiek, bestuurlijke organisatie als de gemeente Rotterdam.

Eisen:

1. Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond
2. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan in een secretarisrol bij een gemeente, in de afgelopen 5 jaar
3. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als secretaris, opgedaan in de afgelopen 5 jaar
4. Je hebt ervaring met of kennis van het gemeentelijke (bestuurlijke) stukken proces

Wensen:

• Je hebt minimaal 6 maanden ervaring opgedaan bij een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, op gedaan in de afgelopen 24 maanden
• Je hebt ervaring met / syteemkennis van een een applicatie voor documentenbeheer, bijvoorbeeld DIVA Documenten Management Systeem

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.